一、oa管理系統(tǒng)概念

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA），是將計(jì)算機(jī)、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到傳統(tǒng)辦公方式，進(jìn)而形成的一種新型辦公方式。辦公自動(dòng)化利用現(xiàn)代化設(shè)備和信息化技術(shù)，代替辦公人員傳統(tǒng)的部分手動(dòng)或重復(fù)性業(yè)務(wù)活動(dòng)，優(yōu)質(zhì)而高效地處理辦公事務(wù)和業(yè)務(wù)信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的高效利用，進(jìn)而達(dá)到提高生產(chǎn)率、輔助決策的目的，最大限度地提高工作效率和質(zhì)量、改善工作環(huán)境。

OA軟件解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率的基本問(wèn)題，范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。可以概括的說(shuō)，OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，是企業(yè)提高整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。

二、oa管理系統(tǒng)特點(diǎn)

1、處理各項(xiàng)事務(wù)自動(dòng)化

在企業(yè)及單位的辦公管理中，都會(huì)涉及到秘書與行政要?jiǎng)?wù)，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，能夠及時(shí)地了解行政事務(wù)與人事關(guān)系，確保事務(wù)處理更加準(zhǔn)確。

2、處理文件自動(dòng)化

在傳統(tǒng)的辦公管理中，每一份文件都必須要進(jìn)行嚴(yán)密的分析、解讀，以紙質(zhì)的形式不斷地進(jìn)行著修改，這樣不僅降低了工作效率，也使員工的工作量增多，同時(shí)也很容易出現(xiàn)修改失誤或文件信息丟失的問(wèn)題，致使文件中的信息存在漏洞。而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化地管理各類文件。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行分類和統(tǒng)一的傳輸，在保留好原文件的前提下，提出一些可行性的建議。同時(shí)企業(yè)必須要對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理，并要求工作者通過(guò)身份驗(yàn)證才能夠登錄系統(tǒng)，并查看所需要的文件資料，有效的保證了企業(yè)內(nèi)部文件的嚴(yán)密性。

3、實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化決策

在企業(yè)管理中，是否正確的決策是確保辦公管理的基礎(chǔ)，使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠自動(dòng)對(duì)文件進(jìn)行核對(duì)，如人事關(guān)系、財(cái)務(wù)賬目等。而辦公自動(dòng)化可以對(duì)涉及到?jīng)Q策的相關(guān)資料進(jìn)行科學(xué)的分析，這樣能夠有效地提高決策的科學(xué)性與數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度。

三、oa管理系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)

1、節(jié)省工作成本，利于文件傳閱管理

與過(guò)去對(duì)紙質(zhì)文件的審閱方式相比，通過(guò)OA系統(tǒng)處理收發(fā)文件及共享信息資源可以節(jié)省大量紙張，降低辦公成本。領(lǐng)導(dǎo)可直接在OA系統(tǒng)上閱讀、審批和修訂電子文件，并保留閱讀和修改的痕跡，解決了過(guò)去因反復(fù)修改文件草稿而浪費(fèi)大量紙張的問(wèn)題，而且，電子文件在OA系統(tǒng)上可同時(shí)向多人傳閱，縮短了文件傳閱的周期，杜絕了紙質(zhì)文件丟失的可能性。

2、方便檢索查閱，促進(jìn)信息共享

OA系統(tǒng)中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門共享信息資源的平臺(tái)，員工可通過(guò)OA系統(tǒng)及時(shí)了解全院的最新信息，有利于部門之間的溝通與合作。OA系統(tǒng)上強(qiáng)大的條件檢索功能為員工快速查找文件資料提供了極大的便利，解決了過(guò)去花費(fèi)大量時(shí)間翻查紙質(zhì)文件的問(wèn)題，從而提高搜集文件資料的效率。

3、增強(qiáng)監(jiān)控能力，提高行政管理水平

OA系統(tǒng)能及時(shí)有效地監(jiān)控各個(gè)部門、各位員工的日程安排、辦文情況以及會(huì)議室、車輛和辦公用品的使用情況，并具有催辦督辦和自動(dòng)提醒的功能，一方面防止了延誤業(yè)務(wù)辦理時(shí)間的情況，另一方面有利于管理員的全局監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)協(xié)調(diào)解決。此外，在OA系統(tǒng)上處理的流程步驟都留有審批痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。

4、提高工作效率，打造優(yōu)異團(tuán)隊(duì)意識(shí)

OA系統(tǒng)的信息傳遞、日程安排等功能模塊，極大地提高了員工之間的協(xié)作效率與溝通能力，打造了凝聚力較強(qiáng)、工作效率較高，并且具有快速反應(yīng)能力的優(yōu)異團(tuán)隊(duì)。通過(guò)設(shè)立工作論壇等模塊，更及時(shí)有效地加強(qiáng)了領(lǐng)導(dǎo)與員工之間、員工與員工之間的交流和互動(dòng)，員工之間互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步，促進(jìn)了業(yè)務(wù)水平的提高增強(qiáng)了團(tuán)隊(duì)合作精神。

5、實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公，構(gòu)建科學(xué)管理模式

OA系統(tǒng)的使用，全面推進(jìn)了辦公自動(dòng)化，借助先進(jìn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了高效、安全、規(guī)范地處理辦公室內(nèi)的事業(yè)性業(yè)務(wù)，大幅度提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行宏觀管理提供了高效、便利的服務(wù)，為科學(xué)決策提供了參考依據(jù)，從而構(gòu)建一套科學(xué)的管理模式。

延伸閱讀1：數(shù)字化辦公

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公既不同于傳統(tǒng)的OA，也不同于MIS的建設(shè)，它的結(jié)構(gòu)是Intranet網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，它的構(gòu)建思路是自上而下的，即首先把整個(gè)內(nèi)部網(wǎng)看成是一個(gè)整體，這個(gè)整體的對(duì)象是網(wǎng)上所有用戶，它必需有一個(gè)基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)為內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，就好象PC必需有一個(gè)操作系統(tǒng)為基礎(chǔ)一樣。內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)負(fù)責(zé)所有用戶對(duì)象的管理、負(fù)責(zé)所有網(wǎng)絡(luò)資源（含網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用）的管理、網(wǎng)絡(luò)資源的分層授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)資源的開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)和提供常用的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)（如郵件、論壇、導(dǎo)航、檢索和公告等）。在平臺(tái)的基礎(chǔ)之上，插接各種業(yè)務(wù)應(yīng)用（可理解為傳統(tǒng)的MIS），這些應(yīng)用都是網(wǎng)絡(luò)資源。用戶通過(guò)統(tǒng)一的瀏覽器界面入網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)根據(jù)用戶的權(quán)限提供相應(yīng)的信息、功能和服務(wù)，使用戶在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下辦公。

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